Zarządzanie oprogramowaniem komputerowym przez administrację publiczną

Streszczenie raportu

Raport podsumowuje wyniki kontroli dziewiętnastu jednostek administracji publicznej (w tym dwóch jednostek administracji rządowej, trzynastu jednostek samorządu terytorialnego, trzech innych państwowych jednostek
organizacyjnych i jednej państwowej osoby prawnej) oraz przedstawia wyniki badania kwestionariuszowego 7897 jednostek, w tym 695 dużych jednostek samorządu terytorialnego i 94 urzędów centralnych. W okresie objętym kontrolą (2019 – 2022) badano m.in. czy jednostki administracji publicznej rzetelnie zorganizowały i skutecznie realizowały proces postępowania z oprogramowaniem, a sposób użytkowania programów komputerowych był prawidłowy oraz czy jednostki administracji publicznej podejmowały skuteczne działania w celu optymalizacji wykorzystania oprogramowania, a środki publiczne związane z jego nabyciem i użytkowaniem były wydatkowane gospodarnie.

Wnioski z raportu

1. Najwyższa Izba Kontroli ocenia negatywnie zarządzanie oprogramowaniem komputerowym przez jednostki administracji publicznej. Zarządzanie tym zasobem w przypadku części podmiotów było również niegospodarne.
2. W sześciu z 14 (43%) podmiotów korzystających z ZSI stwierdzono m.in. naruszenia dot. przepisów ustawy o zamówieniach publicznych w zakresie zamówienia w trybie z wolnej ręki oraz utrzymywania niewykorzystywanych modułów oprogramowania.
3. Minister nie wyegzekwował od podmiotów, którym zlecono wytwarzanie, utrzymanie lub unowocześnianie oprogramowania poprawy terminowości usług i obniżenia stopnia występowania awarii systemów, a także stopnia realizacji umów z dostawcami zewnętrznymi.

Główne rekomendacje z raportu

1. Określenie i wprowadzenie szczegółowych zasad zarządzania oprogramowaniem (licencjami), w tym nabywania oprogramowania SaaS.
2. Wprowadzenie rozwiązań technicznych zapewniających kompletność danych o posiadanym oprogramowaniu.
3. Objęcie bieżącym monitorowaniem całego oprogramowania, niezależnie od miejsca jego instalacji i dokumentowanie podejmowanych czynności, w tym działań naprawczych.
4. Prowadzenie regularnej analizy stopnia wykorzystania poszczególnych aplikacji.
5. Objęcie regularnym monitorowaniem całego oprogramowania, niezależnie od miejsca jego instalacji.