Wdrożenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Opinie przedsiębiorców na temat wdrożenia e-teczek.
Autor: Grant Thornton
Data publikacji: 15/05/2025
Tematyka: Administracja publiczna | Cyfryzacja | Gospodarka i rynek pracy | Prawo
Link źródłowy: kliknij tutaj
Informacja prasowa: kliknij tutaj
Skopiuj link do raportu
Streszczenie
Streszczenie
Badanie przeprowadzone przez Grant Thornton w I kwartale 2025 roku ujawnia, że pomimo prawnych regulacji dotyczących elektronizacji dokumentacji pracowniczej, jedynie 13% firm w Polsce korzysta z e-teczek, podczas gdy 85% nadal prowadzi dokumentację w formie papierowej. Wysoki poziom zainteresowania digitalizacją, z 72% przedsiębiorców rozważających ten krok, wskazuje na rosnącą świadomość korzyści płynących z e-teczek, takich jak zwiększona efektywność, oszczędność czasu oraz łatwiejszy dostęp do dokumentów.
Wdrożenie e-teczek wiąże się jednak z wyzwaniami, takimi jak konieczność starannego planowania, alokacji budżetu oraz wyboru odpowiednich narzędzi informatycznych. Kluczowe jest podejście projektowe, które umożliwia stopniowe wprowadzanie zmian, na przykład poprzez cyfryzację dokumentacji nowozatrudnionych pracowników.
Zalety e-teczek obejmują szybki dostęp do dokumentów, co jest szczególnie istotne w przypadku dużej liczby akt. Mimo że niektórzy przedsiębiorcy dostrzegają inne korzyści, takie jak bezpieczeństwo danych, to tylko 1% wskazuje na redukcję kosztów jako istotny atut. Warto zauważyć, że wiele firm dostrzega pozytywy e-teczek, ale nie potrafi ich konkretnie zdefiniować. W obliczu nieuniknionej transformacji cyfrowej, przedsiębiorstwa powinny przemyśleć strategię wdrożenia e-teczek, aby dostosować się do nowoczesnych standardów pracy.
Wnioski
Wnioski
1. Mimo wprowadzenia regulacji prawnych umożliwiających prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, jedynie 13% przedsiębiorstw zdecydowało się na wdrożenie e-teczek, co wskazuje na opóźnienia w adaptacji nowoczesnych rozwiązań w obszarze zarządzania dokumentacją.
2. Wysoki poziom zainteresowania digitalizacją procesów kadrowo-płacowych, z deklaracjami 72% badanych przedsiębiorców, sugeruje, że istnieje potencjał do dalszego rozwoju i implementacji e-teczek, co może przyczynić się do zwiększenia efektywności operacyjnej w firmach.
3. Kluczowym czynnikiem wpływającym na decyzję o przejściu na elektroniczną formę dokumentacji jest wygoda i szybki dostęp do akt, co może znacząco usprawnić procesy zarządzania dokumentacją, zwłaszcza w firmach zatrudniających pracowników na stanowiskach wymagających dużej ilości dokumentów.
4. Wdrożenie e-teczek wiąże się z koniecznością dokładnego zaplanowania procesu transformacji cyfrowej, co może stanowić wyzwanie dla organizacji, które nie dysponują odpowiednimi zasobami lub doświadczeniem w zakresie cyfryzacji.
5. Pomimo dostrzegania korzyści płynących z elektronicznej dokumentacji, takich jak bezpieczeństwo danych czy eliminacja ryzyka zniszczenia dokumentów, tylko niewielki odsetek przedsiębiorców wskazuje na redukcję kosztów jako istotną zaletę, co może wynikać z początkowych nakładów finansowych związanych z wdrożeniem.
6. Wiele firm, mimo że zauważa pozytywne aspekty e-teczek, nie potrafi precyzyjnie określić ich korzyści, co może sugerować potrzebę lepszego informowania i edukacji przedsiębiorców na temat potencjału i zalet cyfryzacji dokumentacji pracowniczej.
Główne rekomendacje
Główne rekomendacje
1. Etapowe wdrażanie e-teczek: Zaleca się, aby przedsiębiorstwa podchodziły do digitalizacji dokumentacji pracowniczej w sposób etapowy. Rozpoczęcie od wdrożenia e-teczek dla nowozatrudnionych pracowników może ułatwić proces transformacji i pozwolić na stopniowe dostosowanie się do nowych rozwiązań.
2. Analiza i audyt dokumentacji: Przed rozpoczęciem procesu digitalizacji, firmy powinny przeprowadzić szczegółową analizę i audyt istniejących wzorów dokumentów oraz obiegu dokumentacji. Taki krok pozwoli na identyfikację obszarów, które można uprościć lub zautomatyzować, co przyczyni się do efektywniejszego zarządzania dokumentacją.
3. Inwestycja w szkolenia: Kluczowe jest zainwestowanie w szkolenia dla pracowników dotyczące obsługi e-teczek oraz systemów zarządzania dokumentacją elektroniczną. Wzrost kompetencji zespołu w zakresie nowych technologii przyczyni się do lepszego wykorzystania narzędzi oraz zwiększenia efektywności pracy.
4. Zarządzanie bezpieczeństwem danych: Firmy powinny priorytetowo traktować kwestie związane z bezpieczeństwem danych w kontekście digitalizacji. Wdrożenie odpowiednich procedur ochrony danych oraz wybór sprawdzonych narzędzi informatycznych zapewni bezpieczeństwo przechowywanych informacji i zminimalizuje ryzyko ich utraty lub nieautoryzowanego dostępu.
5. Monitorowanie i ocena efektywności: Po wdrożeniu e-teczek, przedsiębiorstwa powinny regularnie monitorować i oceniać efektywność nowych rozwiązań. Analiza wyników oraz zbieranie opinii pracowników pozwoli na bieżąco dostosowywać procesy i eliminować ewentualne problemy.
6. Komunikacja z pracownikami: Ważne jest, aby przedsiębiorstwa prowadziły otwartą komunikację z pracownikami na temat planowanej digitalizacji. Informowanie zespołu o korzyściach płynących z e-teczek oraz angażowanie ich w proces transformacji zwiększy akceptację dla zmian i ułatwi ich wdrożenie.