Funkcjonowanie systemu informatycznego Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierowców (CEPiK 2.0) oraz zarządzanie Funduszem Celowym CEPiK.
Autor: Najwyższa Izba Kontroli
Data publikacji: 17/05/2024
Tematyka: Administracja publiczna | Cyfryzacja | Prawo
Link źródłowy: kliknij tutaj
Informacja prasowa: kliknij tutaj
Skopiuj link do raportu
Streszczenie
Streszczenie
Dokument przedstawia wyniki kontroli dotyczącej funkcjonowania systemu informatycznego Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierowców (CEPiK 2.0) oraz zarządzania Funduszem Celowym CEPiK. Po rozwiązaniu incydentów zgłaszanych przez system ITSM Atmosfera, informacja o ich zakończeniu była przekazywana do zgłaszających, a w przypadku braku potwierdzenia, zgłoszenia były automatycznie zamykane po siedmiu dniach. W przypadku obywateli bez dostępu do systemu, powiadomienia były wysyłane drogą mailową.
Zlecenia na zmiany w systemie były realizowane w formie krótkoterminowych prac, z indywidualnie ustalanym harmonogramem i kryteriami odbioru. Raporty dotyczące dostępności usług sieciowych oraz przerw w działaniu systemu były regularnie dostarczane przez Centrum Obsługi Informatycznej (COI). Kontrola wykazała, że większość zleceń była realizowana terminowo, a odbiór prac odbywał się bez uwag.
Jednakże, zidentyfikowano również problemy, takie jak długotrwałe rozwiązywanie zgłoszeń przez Helpdesk oraz niską wydajność systemu, co wpływało na jakość obsługi użytkowników. Użytkownicy mieli możliwość zgłaszania reklamacji oraz uczestniczenia w badaniach satysfakcji, co miało na celu poprawę jakości świadczonych usług. Dokument podkreśla znaczenie efektywnego zarządzania systemem oraz ciągłego monitorowania jego funkcjonowania.
Wnioski
Wnioski
1. System informatyczny CEPiK 2.0 boryka się z licznymi problemami technicznymi, takimi jak długie czasy reakcji, zawieszanie się oraz błędy w przetwarzaniu danych, co negatywnie wpływa na jego funkcjonalność i efektywność w obsłudze użytkowników.
2. Proces aktualizacji i wprowadzania zmian w systemie jest nieefektywny, co objawia się długim czasem oczekiwania na widoczność aktualizacji oraz opóźnieniami w rozwiązywaniu zgłoszeń przez Helpdesk, co może prowadzić do frustracji użytkowników i obniżenia jakości świadczonych usług.
3. W ramach umów dotyczących rozwoju i utrzymania systemu, kluczowe znaczenie ma przeprowadzanie testów integracyjnych, które powinny potwierdzać poprawność wprowadzanych zmian. Niewystarczająca jakość testów może prowadzić do wdrażania błędnych rozwiązań, co z kolei wpływa na stabilność systemu.
4. Negatywna ocena postępów w budowie systemu CEPiK 2.0, trwająca już dziesięć lat, wskazuje na brak skutecznych działań ze strony Ministerstwa Cyfryzacji, co może sugerować potrzebę wprowadzenia bardziej efektywnych mechanizmów zarządzania projektami informatycznymi w instytucjach publicznych.
5. Wysoki poziom dostępności usług sieciowych (API) w systemie CEPiK jest kluczowy dla jego prawidłowego funkcjonowania. Regularne raportowanie dotyczące dostępności oraz przerw w działaniu systemu powinno być standardem, aby zapewnić ciągłość i niezawodność usług.
6. Wprowadzenie procedur dotyczących zarządzania kopiami zapasowymi oraz ich przechowywania jest niezbędne dla zapewnienia bezpieczeństwa danych w systemie CEPiK. Niewłaściwe zarządzanie danymi może prowadzić do ich utraty, co w kontekście ewidencji pojazdów i kierowców ma poważne konsekwencje prawne i operacyjne.
Główne rekomendacje
Główne rekomendacje
1. Wprowadzenie systematycznych szkoleń dla użytkowników systemu CEPiK, aby zminimalizować liczbę incydentów wynikających z nieuwagi oraz problemów w obsłudze. Szkolenia powinny obejmować zarówno podstawowe funkcje systemu, jak i zaawansowane techniki zarządzania danymi.
2. Udoskonalenie procedur zarządzania jakością danych w systemie, w tym wprowadzenie regularnych audytów oraz mechanizmów weryfikacji danych. Należy zidentyfikować i usunąć źródła błędów, które prowadzą do problemów z jakością danych, co przyczyni się do zwiększenia efektywności działania systemu.
3. Zwiększenie dostępności i efektywności wsparcia technicznego poprzez skrócenie czasu reakcji Helpdesku na zgłoszenia użytkowników. Warto rozważyć wprowadzenie dodatkowych kanałów komunikacji oraz zwiększenie liczby pracowników obsługujących zgłoszenia, aby zredukować czas oczekiwania na rozwiązanie problemów.
4. Opracowanie i wdrożenie szczegółowych procedur testowania oprogramowania przed wprowadzeniem zmian w systemie. Należy zapewnić, że wszystkie zmiany są dokładnie testowane pod kątem błędów krytycznych i wysokich, a także że istnieje jasna dokumentacja dotycząca wyników testów oraz działań naprawczych.
5. Wprowadzenie systemu monitorowania dostępności usług sieciowych (API) w ramach systemu CEPiK, który umożliwi bieżące śledzenie i raportowanie ewentualnych przerw w dostępności. Regularne raporty powinny być analizowane w celu identyfikacji trendów i potencjalnych problemów, co pozwoli na szybsze reagowanie na awarie.
6. Zwiększenie transparentności w zakresie raportowania postępów prac rozwojowych oraz utrzymania systemu CEPiK. Należy regularnie informować zainteresowane strony o statusie realizacji zleceń, poziomie dostępności usług oraz wszelkich problemach, które mogą wpływać na funkcjonowanie systemu.