Działania wybranych organów administracji publicznej na rzecz pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa
Autor: Najwyższa Izba Kontroli
Data publikacji: 04/2023
Link źródłowy: kliknij tutaj
Informacja prasowa: kliknij tutaj
Skopiuj link do raportu
Streszczenie
Streszczenie
Dokument przedstawia wyniki kontroli dotyczącej wsparcia dla obywateli Ukrainy w Polsce, ze szczególnym uwzględnieniem działań podejmowanych przez wojewodów. W Wielkopolskim Urzędzie Wojewódzkim wprowadzono elastyczne procedury reagowania na potrzeby gmin, co pozwoliło na dostosowanie liczby miejsc zakwaterowania i wyżywienia do zmieniającej się sytuacji. W 2022 roku zawarto wiele umów dotacyjnych, z największą liczbą w Mazowieckim, Dolnośląskim i Małopolskim UW, co wynikało z szerokiego zakresu zadań oraz ich kosztów.
W ramach projektów wsparcia, takich jak „Wielkopolska – Wspólna przyszłość”, zorganizowano różnorodne działania informacyjne, w tym kursy językowe i punkty doradcze, które pomogły około 6900 osobom. Kontrola ujawniła również nieprawidłowości w dokumentacji dotyczącej wsparcia finansowego dla lekarzy-uchodźców, co podkreśla potrzebę dokładnej weryfikacji beneficjentów.
Wskazano na problemy związane z opóźnieniami w przekazywaniu funduszy oraz brakiem precyzyjnych wytycznych, co utrudniało efektywne działanie. Dodatkowo, zidentyfikowano bariery językowe oraz trudności w zakupie niezbędnego wyposażenia dla punktów recepcyjnych. Dokument podkreśla znaczenie przejrzystości w procesie przyznawania dotacji oraz równego traktowania oferentów.
Wnioski
Wnioski
1. Niedotrzymanie terminów sprawozdawczości: W raporcie zauważono, że w przypadku pięciu z dziesięciu badanych dotacji w Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim nie przekazano zleceniobiorcom informacji o zatwierdzeniu sprawozdań w wymaganym terminie 30 dni. To wskazuje na potrzebę wzmocnienia procedur monitorowania terminowości w zakresie sprawozdawczości, co jest kluczowe dla transparentności i efektywności wydatkowania środków publicznych.
2. Rozbieżności w dokumentacji finansowej: Kontrola ujawniła, że w niektórych przypadkach wydatki przedstawione w sprawozdaniach nie były zgodne z danymi z ewidencji księgowej. Tego rodzaju niezgodności mogą prowadzić do wątpliwości co do rzetelności rozliczeń i wymagają wprowadzenia bardziej rygorystycznych procedur weryfikacji dokumentacji finansowej przez zleceniobiorców.
3. Zróżnicowanie celów i efektów realizacji zadań: Raport wskazuje na różnorodność celów i efektów realizacji zadań zleconych organizacjom pozarządowym, co może sugerować potrzebę lepszego dostosowania programów wsparcia do specyficznych potrzeb społeczności lokalnych. Warto rozważyć wprowadzenie bardziej elastycznych mechanizmów oceny i dostosowywania projektów do zmieniających się warunków.
4. Przejrzystość procesu oceny ofert: NIK podkreśla znaczenie rzetelnego dokumentowania procesu oceny ofert, co sprzyja przejrzystości działania i wydatkowania środków publicznych. Wprowadzenie standardów dokumentacyjnych oraz procedur audytowych może przyczynić się do zwiększenia zaufania społecznego do instytucji publicznych oraz organizacji pozarządowych.
5. Wymogi dotyczące składania wniosków: Zmiany w przepisach dotyczących składania wniosków, w tym wprowadzenie 30-dniowego terminu na ich złożenie, mogą wpłynąć na efektywność procesu aplikacyjnego. Warto monitorować skutki tych zmian, aby ocenić ich wpływ na dostępność wsparcia dla organizacji oraz na jakość składanych wniosków.
6. Kontrola wydatkowania środków: Raport wskazuje na konieczność wzmocnienia mechanizmów kontroli wydatkowania środków publicznych, szczególnie w kontekście zadań związanych z pomocą obywatelom Ukrainy. Usprawnienie procedur kontrolnych oraz wprowadzenie systematycznych audytów może przyczynić się do lepszego zarządzania funduszami oraz minimalizacji ryzyka nadużyć.
Główne rekomendacje
Główne rekomendacje
1. Zwiększenie transparentności procesu oceny ofert: Należy wprowadzić szczegółowe procedury dokumentowania kryteriów oceny ofert oraz przyczyn ich odrzucenia. Umożliwi to lepsze zrozumienie decyzji podejmowanych przez Zespół ds. pomocy oraz zwiększy zaufanie do procesu przyznawania funduszy.
2. Udoskonalenie systemu monitorowania i raportowania: Wprowadzenie regularnych raportów dotyczących realizacji zadań pomocowych, które będą zawierały szczegółowe dane o beneficjentach oraz efektach udzielonej pomocy. Taki system pozwoli na bieżąco oceniać skuteczność działań oraz dostosowywać je do zmieniających się potrzeb.
3. Wzmocnienie współpracy między instytucjami: Zaleca się stworzenie platformy współpracy pomiędzy różnymi instytucjami rządowymi oraz organizacjami pozarządowymi, co pozwoli na lepszą koordynację działań pomocowych oraz wymianę informacji na temat potrzeb obywateli Ukrainy.
4. Zwiększenie wsparcia dla medyków-uchodźców: Należy rozważyć wprowadzenie programów wsparcia finansowego i merytorycznego dla lekarzy i innych pracowników medycznych z Ukrainy, aby ułatwić im integrację w polskim systemie ochrony zdrowia oraz zapewnić ciągłość świadczenia usług medycznych.
5. Edukacja i szkolenia dla pracowników administracji: Wskazane jest przeprowadzenie szkoleń dla pracowników administracji publicznej dotyczących specyfiki pomocy humanitarnej oraz potrzeb uchodźców, co pozwoli na lepsze zrozumienie sytuacji beneficjentów i efektywniejsze reagowanie na ich potrzeby.
6. Opracowanie strategii długoterminowej: Należy stworzyć kompleksową strategię długoterminową, która uwzględni nie tylko bieżące potrzeby obywateli Ukrainy, ale także ich integrację w polskim społeczeństwie oraz rynku pracy, co przyczyni się do ich samodzielności i stabilizacji.