Modernizacja i cyfryzacja danych geodezyjnych dotyczących województwa podlaskiego
Autor: Najwyższa Izba Kontroli
Data publikacji: 03/2025
Tematyka: Administracja publiczna | Cyfryzacja | Prawo
Link źródłowy: kliknij tutaj
Informacja prasowa: kliknij tutaj
Skopiuj link do raportu
Streszczenie
Streszczenie
Dokument przedstawia wyniki kontroli dotyczącej realizacji projektu modernizacji i cyfryzacji danych geodezyjnych w województwie podlaskim. W trakcie audytu stwierdzono nieprawidłowości, takie jak nieterminowe odpowiedzi na wnioski o udzielenie informacji publicznej oraz naruszenia zasad dotyczących wynagrodzeń pracowników zaangażowanych w projekt. W szczególności, przekroczono limit 276 godzin miesięcznie dla personelu, co naruszało wytyczne dotyczące projektów partnerskich.
Pomimo tych uchybień, projekt osiągnął zakładane wskaźniki, w tym wdrożenie katalogu rekomendacji w 14 urzędach oraz udostępnienie sześciu usług wewnątrzadministracyjnych. Przeszkolono 147 osób w zakresie kompetencji cyfrowych, a także udostępniono online trzy usługi publiczne o stopniu dojrzałości 3 oraz pięć usług o stopniu dojrzałości 4.
Kontrola ujawniła również problemy w postępowaniach o zamówienia publiczne, takie jak błędy w protokołach oraz dyskryminacyjne warunki udziału w przetargach, co skutkowało nałożeniem korekt finansowych. Mimo tych trudności, projekt w większości zrealizował zakładane cele, co świadczy o jego znaczeniu dla poprawy jakości i dostępności danych geodezyjnych w regionie.
Wnioski
Wnioski
1. Proces weryfikacji wniosków o płatność w ramach IZ RPO WP wykazuje istotne opóźnienia, które w przypadku pierwszej wersji wniosku sięgają nawet 94 dni roboczych, co jest niezgodne z ustalonym terminem 30 dni roboczych. Opóźnienia te są wynikiem dużej liczby dokumentów do analizy oraz obciążenia pracowników, co wskazuje na potrzebę optymalizacji procedur weryfikacyjnych.
2. W trakcie realizacji projektu osiągnięto wszystkie zakładane wskaźniki produktu, co świadczy o skuteczności działań podejmowanych przez Związek Powiatów Województwa Podlaskiego. Wdrożenie katalogu rekomendacji dotyczących awansu cyfrowego oraz udostępnienie usług publicznych online potwierdzają postęp w zakresie cyfryzacji administracji publicznej.
3. Wnioski o dofinansowanie były często niespójne z ostatecznymi fiszami projektowymi, co prowadziło do konieczności wielokrotnych korekt i uzupełnień. Taki stan rzeczy podkreśla potrzebę lepszego przygotowania dokumentacji projektowej oraz dokładniejszej analizy przed złożeniem wniosków.
4. W wyniku realizacji projektu zidentyfikowano potrzebę dalszego szkolenia pracowników w zakresie kompetencji cyfrowych, co jest kluczowe dla efektywnego wdrażania nowoczesnych rozwiązań w administracji. Zmniejszenie liczby przeszkolonych osób z 400 do 147 wskazuje na konieczność dostosowania programów szkoleniowych do rzeczywistych potrzeb i zainteresowania pracowników.
5. Wprowadzenie systemu hybrydowego pracy zdalnej w urzędzie, spowodowanego pandemią COVID-19, miało wpływ na proces weryfikacji wniosków. To podkreśla znaczenie elastyczności w organizacji pracy oraz konieczność dostosowania procedur do zmieniających się warunków zewnętrznych.
6. Kontrola wykazała, że w niektórych przypadkach odpowiedzi na wnioski o udzielenie informacji publicznej były przekazywane z naruszeniem 14-dniowego terminu, co może wpływać na transparentność działań administracji. Wskazuje to na potrzebę poprawy procedur związanych z udzielaniem informacji publicznej oraz zwiększenia odpowiedzialności organów w tym zakresie.
Główne rekomendacje
Główne rekomendacje
1. Wzmocnienie procesu oceny wniosków o dofinansowanie poprzez wprowadzenie bardziej szczegółowych wytycznych dotyczących analizy dokumentacji, co pozwoli na uniknięcie błędów związanych z nierzetelnym przygotowaniem wniosków oraz zapewni spójność z fiszą projektową i Studium wykonalności.
2. Udoskonalenie procedur zarządzania projektem poprzez regularne zwoływanie posiedzeń Komitetu Sterującego, co umożliwi lepsze podejmowanie strategicznych decyzji oraz monitorowanie postępów w realizacji zadań projektowych.
3. Zwiększenie transparentności w procesie przetargowym poprzez eliminację zapisów ograniczających konkurencję, co przyczyni się do uzyskania lepszych ofert oraz jakości usług świadczonych w ramach projektu.
4. Zapewnienie odpowiedniego doświadczenia i kwalifikacji dla pracowników zaangażowanych w realizację projektu, w tym księgowych, co pozwoli na prawidłowe zarządzanie finansami oraz terminowe wypłaty wynagrodzeń.
5. Wprowadzenie systemu monitorowania i oceny efektywności szkoleń w zakresie kompetencji cyfrowych, aby dostosować programy do rzeczywistych potrzeb uczestników oraz zwiększyć ich zaangażowanie i zainteresowanie.
6. Opracowanie planu komunikacji z partnerami projektu, który umożliwi bieżące informowanie o postępach, wymaganiach oraz ewentualnych zmianach, co przyczyni się do lepszej współpracy i koordynacji działań między wszystkimi zaangażowanymi stronami.