Miliardy na stole. Czy polskie firmy w pełni korzystają z zamówień publicznych?

Streszczenie

Raport analizuje polski rynek zamówień publicznych w latach 2021–2025, wskazując na niską aktywność krajowych firm, zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorstw, oraz umiarkowaną obecność podmiotów zagranicznych (7,7% umów krajowych). Pomimo sugerowanego wzrostu konkurencyjności jako priorytetu polityki państwa na lata 2026-2029, rynek cechuje się ograniczoną liczbą oferentów, co przekłada się na wyższe koszty zamówień i niższą efektywność. Główne bariery to złożone procedury, nieadekwatne wymagania udziału, brak dostępu do rzetelnych informacji oraz niska kompetencja oferentów w zakresie przetargów. Zidentyfikowano grupy firm „nieświadomych” i „zniechęconych”, które wymagają szczególnego wsparcia, m.in. poprzez szkolenia, doradztwo oraz uproszczenie dokumentacji i procedur. W raporcie podkreślono potrzebę lepszej jakości i kompletności danych, wskazując na brak jednego, integrującego systemu obejmującego pełen cykl zamówień. Przykład Estonii, gdzie całość procesu realizowana jest na jednej platformie, wskazuje kierunek modernizacji. Zalecenia obejmują zwiększenie profesjonalizacji zamawiających poprzez rozwój kompetencji, zwłaszcza w zakresie dialogu z rynkiem i proporcjonalnego definiowania wymagań, co ma eliminować bariery i stymulować konkurencję. Wskazuje się również na konieczność zachowania równowagi między uproszczeniem procedur a ochroną interesów zamawiających, aby zapewnić bezpieczeństwo realizowanych zamówień. Raport podsumowuje, że skuteczne reformy muszą opierać się na empirycznej diagnozie, uwzględniać interesy wszystkich stron oraz precyzyjnie definiować adresatów interwencji, co pozwoli na zwiększenie efektywności i konkurencyjności rynku zamówień publicznych w Polsce.

Wnioski

1. Niski poziom aktywności polskich przedsiębiorstw, w tym sektora MŚP, na rynku zamówień publicznych wynika z wielowymiarowych barier, takich jak wysokie wymogi formalne, złożoność procedur oraz niedostateczny dostęp do rzetelnych informacji o postępowaniach przetargowych. Konieczne jest prowadzenie kompleksowych działań informacyjno-szkoleniowych, które zwiększą kompetencje firm w zakresie udziału w zamówieniach publicznych i pokonają bariery wejścia.

2. Istotnym problemem systemu zamówień publicznych jest fragmentaryczność i niedoskonałość danych dotyczących prowadzonych postępowań, co utrudnia monitorowanie konkurencyjności rynku oraz właściwe planowanie polityk publicznych. Wprowadzenie pełnej cyfryzacji procesów zamówieniowych, integrującej wszystkie etapy realizacji zamówienia i agregującej dane, umożliwi efektywną analizę rynku oraz ograniczy ryzyko błędów i manipulacji.

3. Obawy zamawiających publicznych związane z ryzykiem kontroli, skarg oraz odpowiedzialności prawnej wpływają na nadmierne komplikowanie wymagań i procedur przetargowych, co prowadzi do wzrostu barier dla potencjalnych wykonawców. Wzmocnienie kompetencji i profesjonalizacja zamawiających, a także prowadzenie dialogu z rynkiem w celu projektowania proporcjonalnych i adekwatnych wymagań, mogą przyczynić się do uproszczenia procesów oraz zwiększenia konkurencyjności.

4. Segmentacja rynku wykazała, że istnieją dwie główne grupy firm nieaktywnych lub zniechęconych do udziału w zamówieniach publicznych, które ze względu na swoje kompetencje i potencjał mogą podlegać skutecznym interwencjom publicznym. Skierowanie działań wsparcia do tych grup – zwłaszcza poprzez dostarczanie bezpłatnej, łatwo dostępnej wiedzy oraz wsparcie przy pierwszych zagraniach przetargowych – jest kluczowe dla zwiększenia udziału tych firm na rynku.

5. Obecna polityka zakupowa i regulacje prawne w zakresie zamówień publicznych wymagają zrównoważenia między ochroną interesów zamawiających a eliminowaniem barier dla oferentów. Reformy powinny być oparte na gruntownych, empirycznych analizach, uwzględniać perspektywę obu stron rynku oraz precyzyjnie określać grupę docelową działań, aby zapewnić rzeczywisty wzrost efektywności i konkurencyjności rynku zamówień publicznych.

6. Inspirujące przykłady zagraniczne, takie jak estoński zintegrowany system Riigihangete Register, wskazują na korzyści płynące z centralizacji i standaryzacji procesów zamówieniowych. Implementacja podobnych rozwiązań w Polsce mogłaby usprawnić dostępność informacji, poprawić transparentność oraz stworzyć warunki do łatwiejszego monitorowania i analizy rynku, co sprzyjałoby efektywniejszemu funkcjonowaniu całego systemu zamówień publicznych.

Główne rekomendacje

1. Poprawa jakości, kompletności oraz dostępności danych o rynku zamówień publicznych poprzez pełną cyfryzację procesu zamówień, integrację platform oraz stworzenie kompleksowego systemu jednolitej bazy danych umożliwiającej agregację, walidację i analizę informacji od publikacji ogłoszenia do realizacji zamówienia. Takie rozwiązanie pozwoli na lepsze monitorowanie rynku, diagnozowanie barier oraz wspomaganie planowania zamówień na poziomie jednostek administracyjnych i przedsiębiorstw.

2. Skierowanie działań informacyjno-szkoleniowych do wyodrębnionych segmentów firm nieaktywnych lub zniechęconych udziałem w zamówieniach publicznych, ze szczególnym uwzględnieniem małych i średnich przedsiębiorstw z branż budownictwa, transportu i usług biznesowych. Wsparcie powinno obejmować kompleksową edukację w zakresie wymogów formalnych, procedur przetargowych, przygotowania ofert oraz praktycznych warsztatów ułatwiających pierwsze wejście na rynek zamówień publicznych.

3. Uproszczenie i elastyczne formułowanie warunków zamówień publicznych we współpracy z zamawiającymi, aby eliminować zbędne, nadmiernie rygorystyczne wymagania techniczne i formalne, które ograniczają konkurencyjność i dostęp do rynku zwłaszcza dla mniejszych podmiotów. Rozwiązania te powinny uwzględniać obawy zamawiających dotyczące kontroli i odpowiedzialności, a także dążyć do zachowania równowagi między bezpieczeństwem zakupów a dostępnością rynku.

4. Wzmocnienie profesjonalizacji i systematyczny rozwój kompetencji osób odpowiedzialnych za prowadzenie zamówień publicznych po stronie zamawiających. Szkolenia powinny obejmować nie tylko znajomość przepisów i orzecznictwa, lecz także umiejętność prowadzenia dialogu z rynkiem, elastyczne projektowanie wymagań proporcjonalnych oraz stosowanie efektywnych praktyk pozwalających na ograniczenie niepotrzebnych barier i zwiększenie konkurencji.

5. Promowanie utworzenia i wykorzystania zintegrowanych, łatwo dostępnych i bezpłatnych platform informacyjnych, na wzór modelu estońskiego, które umożliwiają pełny dostęp do informacji o zamówieniach publicznych na wszystkich poziomach – od ogłoszenia, poprzez składanie ofert, aż po realizację zamówienia. Transparentność i centralizacja danych mogą znacząco obniżyć barierę wejścia dla potencjalnych oferentów oraz zwiększyć efektywność analityczną całego systemu.

6. Precyzyjne definiowanie grup docelowych interwencji w polityce zamówień publicznych, tak aby działania były adekwatne do potrzeb poszczególnych segmentów przedsiębiorstw. Konieczne jest prowadzenie badań i analiz ilościowych oraz jakościowych uwzględniających zarówno perspektywę wykonawców, jak i zamawiających, co pozwoli na formułowanie skutecznych i wyważonych rekomendacji oraz interwencji politycznych.